SAP Ariba Sourcing - автоматизація стратегічних закупівель

SAP Ariba Sourcing - це хмарне рішення SAP для автоматизації стратегічних закупівель, проведення тендерів та вибору постачальників. Система допомагає централізувати закупівельні процедури: від формування потреби та запрошення учасників до отримання, порівняння пропозицій і визначення оптимального постачальника.

Завдяки SAP Ariba Sourcing компанія може перевести закупівельні процеси з електронної пошти, таблиць і розрізнених інструментів у єдине цифрове середовище. Це спрощує роботу закупівельної команди, підвищує прозорість тендерів, стандартизує взаємодію з постачальниками та забезпечує доступ до актуальних даних для прийняття рішень.

Можливості SAP Ariba Sourcing для стратегічних закупівель

Управління закупівельними процедурами

SAP Ariba Sourcing дозволяє створювати та контролювати закупівельні проєкти в єдиній системі. Команда може визначати вимоги, категорії закупівель, строки, відповідальних осіб, критерії оцінювання та етапи проведення процедури.

Проведення RFI та RFP

Система підтримує запити на інформацію (RFI) та запити на пропозицію (RFP). Компанія може запрошувати постачальників до участі, збирати технічну та комерційну інформацію, отримувати пропозиції та порівнювати їх за визначеними параметрами.

Електронні аукціони та конкурентні закупівлі

SAP Ariba Sourcing допомагає організовувати електронні та реверсивні аукціони, створюючи конкурентне середовище між постачальниками. Це дозволяє отримувати кращі комерційні умови та підвищувати ефективність закупівель.

Порівняння та оцінка пропозицій

Отримані пропозиції постачальників зберігаються в єдиному середовищі та можуть оцінюватися за ціною, умовами постачання, строками, технічними характеристиками та іншими критеріями. Це робить процес вибору постачальника більш структурованим і прозорим.

Вибір і залучення постачальників

Рішення спрощує взаємодію з потенційними постачальниками на різних етапах sourcing-процесу - від запрошення до участі в закупівлі до оцінки результатів та визначення переможця.

Автоматизація погоджень і робочих процесів

SAP Ariba Sourcing дозволяє стандартизувати закупівельні процеси, налаштувати ролі, етапи погодження та контроль виконання завдань. Це скорочує кількість ручних операцій та допомагає закупівельній команді швидше проводити типові процедури.

Як працює процес закупівель у SAP Ariba Sourcing

SAP Ariba Sourcing допомагає побудувати послідовний цифровий процес стратегічної закупівлі - від виникнення потреби до вибору постачальника та передачі результатів у наступні бізнес-процеси.

1. Формування потреби в закупівлі

На першому етапі визначаються предмет закупівлі, необхідні товари або послуги, бюджет, строки, вимоги до постачальників та критерії оцінювання пропозицій.

2. Створення sourcing-проєкту

Закупівельна команда формує процедуру в SAP Ariba Sourcing та обирає необхідний формат взаємодії з ринком.

RFI - запит на інформацію

Використовується для збору інформації про можливості постачальників, характеристики продукції або доступні на ринку рішення.

RFP - запит на пропозицію

Дозволяє отримати та порівняти комерційні й технічні пропозиції від потенційних постачальників.

Електронний аукціон

Застосовується для проведення конкурентних торгів і пошуку найвигідніших умов закупівлі.

3. Запрошення постачальників

Обрані постачальники отримують запрошення до участі та надають необхідні документи, інформацію й пропозиції через цифрове середовище SAP Ariba.

4. Отримання та аналіз пропозицій

Відповіді учасників централізовано збираються в системі. Закупівельна команда може порівнювати ціни, умови, строки та інші параметри без ручного зведення інформації з різних джерел.

5. Оцінка та вибір постачальника

На основі встановлених критеріїв компанія оцінює пропозиції, проводить додаткові раунди переговорів або торгів за необхідності та визначає оптимального постачальника.

6. Передача результатів у подальший закупівельний процес

Результати проведеної процедури можуть передаватися до інших SAP-рішень або корпоративних систем для подальшої роботи із замовленнями, контрактами, фінансами та постачанням.

Впровадження SAP Ariba Sourcing

Впровадження SAP Ariba Sourcing дозволяє побудувати єдиний стандартизований процес стратегічних закупівель відповідно до структури, політик і бізнес-процесів конкретної компанії. O-Digital допомагає не лише налаштувати систему, а й інтегрувати її в існуючий ІТ-ландшафт підприємства.

Аналіз закупівельних процесів

На початковому етапі аналізуються поточні процедури закупівель, ролі співробітників, категорії товарів і послуг, правила погодження та взаємодія з постачальниками.

Проєктування цільових процесів

На основі бізнес-вимог визначається майбутня модель роботи в SAP Ariba Sourcing: типи закупівельних процедур, структура sourcing-проєктів, шаблони, критерії оцінювання та маршрути погодження.

Налаштування SAP Ariba Sourcing

Виконується конфігурація системи відповідно до погодженої моделі, налаштовуються ролі користувачів, шаблони закупівель, процедури RFI/RFP, аукціони та інші необхідні інструменти.

Інтеграція та обмін даними

За необхідності SAP Ariba Sourcing інтегрується з SAP ERP, SAP S/4HANA та іншими корпоративними системами для забезпечення безперервного обміну даними між закупівельними й суміжними бізнес-процесами.

Тестування, навчання та запуск

Перед продуктивним запуском проводиться тестування сценаріїв, перевірка інтеграцій та навчання користувачів. Після запуску система може поступово масштабуватися на нові категорії закупівель, підрозділи та бізнес-процеси.

Інтеграція SAP Ariba з SAP ERP та SAP S/4HANA

SAP Ariba Sourcing може бути інтегрований із SAP ERP, SAP S/4HANA та іншими системами підприємства. Така інтеграція дозволяє поєднати стратегічні закупівлі з операційними, фінансовими та логістичними процесами компанії.

Єдиний інформаційний простір

Дані про матеріали, категорії закупівель, організаційну структуру, постачальників та іншу довідкову інформацію можуть використовуватися в різних SAP-системах без необхідності повторного ручного введення.

Зв'язок стратегічних та операційних закупівель

Після проведення тендера або вибору постачальника результати sourcing-процесу можуть використовуватися в подальших закупівельних процедурах - відповідно до архітектури та бізнес-процесів компанії.

Інтеграція зі складним ІТ-ландшафтом

Для підприємств, які використовують декілька SAP-рішень або зовнішні корпоративні системи, O-Digital допомагає спроєктувати інтеграційну архітектуру та організувати необхідний обмін даними.

Які задачі вирішує SAP Ariba Sourcing

SAP Ariba Sourcing допомагає компаніям цифровізувати та стандартизувати стратегічні закупівлі, скоротити кількість ручної роботи й отримати більше контролю над закупівельними процедурами.

Автоматизація тендерів

Створення закупівельних процедур, запрошення учасників, збір пропозицій та контроль етапів проводяться в єдиній системі.

Підвищення конкуренції між постачальниками

RFP та електронні аукціони допомагають залучати кількох постачальників і порівнювати їхні пропозиції за однаковими правилами та критеріями.

Прозорий вибір постачальників

Усі пропозиції та результати оцінювання зберігаються централізовано, що робить процес прийняття рішень більш контрольованим і прозорим.

Стандартизація закупівельних процедур

Шаблони, правила, ролі та маршрути погодження допомагають уніфікувати закупівельні процеси в різних підрозділах компанії.

Скорочення ручної роботи

Автоматизація рутинних операцій дозволяє закупівельній команді витрачати менше часу на збір інформації, комунікацію та підготовку порівняльних таблиць.

Контроль та аналітика закупівель

Централізовані дані про проведені процедури, учасників і пропозиції створюють основу для аналізу результатів закупівель та подальшого вдосконалення sourcing-процесів.